Semana 8

Funciones Directas y Celdas De Referencias.

Función Directa 

La función SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) que suma las celdas del 'rango_suma' que coinciden con el argumento 'criterio', comparado con el 'rango evaluar', busca las coincidencias del criterio en el rango y acumula el saldo del rango_suma; es por tanto una suma condicionada a un criterio dado. Por supuesto hay otras funciones más potentes que esta (BDSUMA o la SUMA condicionada-matricial, las veremos en otras entradas), pero esta SUMAR.SI por su sencillez de uso es la que nos abrirá las puertas a resultados directos.         
Ejemplo. En un listado de compras realizados en distintas fechas sobre diferentes productos, del que disponemos información sobre las unidades compradas y de los precios unitarios, así de como los descuentos obtenidos, de cada compra. Trataremos de calcular cuál ha sido el precio final total de lo comprado por cada tipo de producto:       

Se Determina cuál es el listado de productos, y sobre este aplicamos la función SUMAR.SI:

Como el resultado obtenido corresponde con la suma acumulada por cada producto del campo precio final.         

Referencias

Una referencia a una celda podemos definirla como una llamada que hacemos al contenido de una celda estando situado en otra.

Todas las celdas de Excel vienen identificadas por la columna a la que pertenecen seguida de la fila en la que están, con lo cual la primera celda de cualquier hoja de cálculo es la celda A1 y la última será la celda IV65536.

La posibilidad de trabajar con celdas que no se encuentran dentro de la misma hoja, para ello tenemos que poner el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda por ejemplo hoja1!A1.

Se pueden hacer referencia a una celda que está en otra hoja que a su vez se encuentra en otro libro, a esto son lo que se le denomina referencias tridimensionales o 3D, para esto tenemos que poner el nombre del libro entre corchetes a continuación el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda, por ejemplo [libro.xls]hoja1!A1.

Estas son las tres maneras que tenemos de hacer referencia a una celda. Pero aparte de esto podemos decir que hay tres tipos:

• Referencias Relativas (Son aquellas que varían si cambia su posición)
• Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su posición)
• Referencias Mixtas o híbridas (Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la columna o bien la fila)

EJEMPLOS DE REFERENCIAS

• Referencias Relativas

En la anterior vemos que estamos situados en la celda B4 (la que tiene el sombreado amarillo) y hacemos una referencia relativa a la celda C10. Con lo cual si arrastramos dicha referencia hacia abajo incrementamos la referencia en filas, si arrastramos hacia la derecha incrementamos la referencia en columnas, hacia arriba se decremento la referencia en filas y hacia la izquierda se decremento la referencia en columnas.

• Referencias Absolutas

Como podemos ver en imagen anterior las referencias absolutas son aquellas en las cuales aparecen los signos del dólar delante de la columna y delate de la fila, se dice que cuando hacemos una referencia absoluta a una celda estamos fijando dicha celda puesto que da igual que arrastremos en un sentido o en otro que la referencia se mantiene constante, como se puede observar en la imagen anterior

• Referencias Mixtas O Híbridas

Las referencias mixtas o híbridas son aquellas en las cuales solo está inmovilizada la fila o la columna. La que esta inmovilizada es la que tiene el signo del dólar delante y esta se mantendrá constante. (Jose, 2015)

Condiciones Simple

Puede crear una fórmula sencilla para añadir, restar, multiplicar o dividir los valores de la hoja de cálculo. Fórmulas sencillas comienzan siempre con un signo igual (=), seguido por las constantes de valores numéricos y operadores de cálculo como plus (+), menos (-), asterisco (*) o signos de diagonal (/).

Pasos

1.      En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea introducir la fórmula.

2.      Escriba = (signo igual) seguido de las constantes y los operadores que desea usar en el cálculo.

3.      Presione Entrar.

Puede introducir en una fórmula tantas constantes y tantos operadores como necesite, hasta un máximo de 8.192 caracteres.

En lugar de escribir constantes en la fórmula, puede seleccionar las celdas que contienen los valores que desea usar e introducir los operadores entre selección y selección de celdas. (Windows, 2015)

Gráficos

Un gráfico es una representación visual de una serie de datos organizados por series y categorías. Son una herramienta muy útil a la hora de comparar resultados de un modo visual.

Los gráficos se introducen en Excel como objetos flotantes que se sitúan por encima de las celdas de la hoja. También pueden crearse como hojas independientes (hoja de gráfico). Antes de crear un gráfico Para crear un gráfico es necesario tener los datos que se van a representar ordenados en la hoja Excel por series y categorías. Un gráfico estará compuesto por una o varias series y una o varias categorías. Los datos que toma un gráfico para crear la representación, pueden ser fórmulas o funciones de Excel que devuelvan datos numéricos.

Elementos de un gráfico

Los elementos principales de un gráfico varían en forma y distribución según el tipo de gráfico elegido para la representación. Existen muchos tipos de gráficos en Excel y cada uno posee una serie de elementos característicos que se pueden editar, añadir o eliminar.

Los elementos principales de la mayoría de los gráficos son:

·         Series: son los valores organizados normalmente en sentido horizontal (filas).

·         Categorías: normalmente son los grupos verticales que incluyen varios valores de distintas series (columnas). Algunos gráficos como los circulares no tienen categorías, tan solo series.

·         Ejes de valores: puede haber ninguno, uno o varios. Muestran las unidades en las que se representa el gráfico y sirven para comparar de forma numérica los elementos gráficos.

·         Leyenda: elemento auxiliar que presenta el código de colores o formas usado para diferenciar unas series de otras. Es móvil y al igual que el resto de componentes de un gráfico es totalmente editable en posición, formato y tamaño.

Tipos De Gráfico

Dispone de diversos tipos de gráfico, cada uno de ellos está pensado para representar un tipo de datos concreto o bien una secuencia ordenada de un modo u otro.

Crear un Gráfico

Para crear un gráfico en Excel, tan solo has de colocar los datos en la posición y formato adecuados y seleccionar el tipo de gráfico que representa correctamente ese tipo de datos. Antes de crear el gráfico debes tener los valores ya introducidos en la hoja. Según lo que quieras representar los valores han de disponerse de un modo u otro.

1.      Selecciona (con el ratón o el teclado) el rango de datos que contiene los valores a representar, incluye en la selección los títulos de serie y categoría.

2.      Haz clic en la ficha Insertar.

3.      Selecciona uno de los tipos de gráficos disponibles.

4.      Elige uno de los subtipos que aparecen en el desplegable. Con estos sencillos pasos el gráfico ya ha sido creado.

Diseño y Estilos de Gráfico

Los gráficos en la nueva versión de Office 2013 tienen muchas opciones de edición, se pueden personalizar hasta en el último detalle. Para facilitar la labor existen ciertos tipos de diseño de gráfico.

Diseño de gráficos.

Cuando creas un gráfico, Excel aplica por defecto un diseño de gráfico, sin embargo hay otros disponibles que modifican la presentación y la disposición de los elementos.

En la ficha Diseño, hay un grupo de opciones denominado Diseños de gráfico en el que encontrarás todas las opciones disponibles para el subtipo de gráfico con el que estés trabajando. Estos diseños varían considerablemente de un subtipo a otro y también pueden ser editados.

Estilos de diseño

Dentro de la ficha Diseño dispones del grupo de opciones Estilos de diseño en el que puedes seleccionar una combinación de colores para el gráfico. Si haces clic en el botón desplegable del grupo de opciones tendrás acceso a todos los estilos disponibles. Puedes optar por un conjunto de colores monocromo en distintos tonos, con fondo blanco o negro, con bordes en los elementos o no, en tonalidades de gris, etc. Para aplicar uno de ellos haz clic en él.

Imprimir

Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:

También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán:

• Elegir cuántas copias queremos imprimir del documento.
• Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada.
• Opciones de Configuración como:

- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.

- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación, se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1, 1,1    2, 2,2   sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1, 2, 3,4    1, 2, 3,4     1, 2, 3,4

- La orientación y el tamaño del papel.

- Modificar los márgenes.

- Ajustar la escala de impresión.

- Acceder a la Configuración de página.

En la zona de la derecha, vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar    . Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán inactivos.

También, en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa.

Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el botón  Imprimir de la zona superior. (S.L., 2014)

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