Operaciones
Básicas
Guardar Un Libro De Trabajo
La
primera operación básica de un archivo es guardarlo. Utilizarás esta opción
cuando desees guardar en un dispositivo de almacenamiento permanente las
modificaciones realizadas en un libro de trabajo nuevo o en un libro de trabajo
ya existente. Cuando almacenas por primera vez los cambios efectuados en un
libro de trabajo nuevo estás creando el archivo. Cuando guardas de nuevo un
libro de trabajo ya existente, archivas por segunda vez o veces sucesivas,
pueden darse dos situaciones, puedes: Almacenar los cambios realizados en el
libro actual. En este caso estarás modificando el libro de trabajo y
reemplazando el contenido anterior por el contenido actual. Crear un nuevo
libro de trabajo en otra ubicación o con un nombre diferente.
Cómo Guardar Un Libro
De Trabajo Desde Un Libro En Blanco
Como
ya conoces, cuando almacenas por primera vez un libro de trabajo estás creando
el archivo, por este motivo se abrirá siempre al cuadro de diálogo Guardar como.
Puedes abrir este cuadro de diálogo utilizando cualquiera de los siguientes
procedimientos: Haz clic en la ficha Archivo y selecciona Guardar o Guardar como.
Selecciona el botón Guardar de la barra de herramientas acceso rápido. Pulsa la
combinación de teclas Ctrl+G (Guardar) o la tecla de función F12.
A
continuación pulsar en el botón Examinar y elegir. La ubicación, en el cuadro
de lista Guardar en: El nombre, en el cuadro de texto Nombre del archivo El
tipo de archivo, en el cuadro de lista Guardar como tipo, por defecto libro de
Excel (*.xlsx). Por último, haz clic el botón Guardar para finalizar.
Abrir Un Libro De Trabajo
Si
deseas recuperar en pantalla un libro de trabajo guardado anteriormente la
operación a realizar es Abrir. Puedes abrir un libro de trabajo: Directamente,
seleccionando un elemento de la lista de accesos directos a los últimos
documentos recientes. Accediendo desde la ficha Archivo al cuadro de diálogo
Abrir para posteriormente localizar el libro de trabajo guardado previamente en
un dispositivo de almacenamiento permanente.
Cómo Abrir Un Libro
De Trabajo Utilizando Documentos Recientes
4.2.1.
Haz clic en la ficha Archivo. Selecciona un elemento de la lista Libros recientes.
Si te posicionas unos instantes sobre el acceso directo a un documento reciente
podrás conocer la ubicación del mismo. Visualmente también podrás comprobar que
algunos accesos directos pueden estar anclados en la lista Documentos recientes
con el icono de una chincheta verde para evitar que desaparezcan de esta lista.
Como recordarás, en temas anteriores aprendiste que el número de elementos que
componen esta lista es variable y se puede configurar. Para ello debes seguir
estos pasos:
4.2.2.
Haz clic en la ficha de Archivo y selecciona Opciones. En la categoría Avanzadas,
determina el número de documentos recientes que deseas mostrar. El número de
documentos recientes debe estar comprendido entre 0 y 50.
Cerrar Un Libro De Trabajo
Cuando
desees cerrar la ventana de documento del libro de trabajo activo, sin cerrar
la ventana de aplicación del programa Microsoft Excel, puedes utilizar dos
procedimientos: Haz clic en la ficha de Archivo y selecciona Cerrar. Haz clic
directamente en el botón Cerrar de la ventana de documento del libro de trabajo
activo. Si el libro de trabajo presenta cambios, Excel te avisará de ello
mostrándote el siguiente cuadro de diálogo, en el que tienes tres botones: Sí,
para salir del libro de trabajo guardando los cambios realizados. No, para
salir del libro de trabajo sin almacenar las últimas modificaciones realizadas.
Cancelar, para cerrar el cuadro de advertencia y continuar en la ventana de
documento del libro de trabajo activo.
Crear Un Nuevo Libro De
Trabajo
Cuando
desees abrir en una nueva ventana de documento un libro de trabajo en blanco:
Haz clic en la ficha de Archivo, selecciona Nuevo y a continuación Libro en blanco.
Selecciona el comando Nuevo de la barra de herramientas acceso rápido. O pulsa
la combinación de teclas Ctrl+U (Nuevo)
Cómo Crear Un Libro
De Trabajo Basado En Una Plantilla
1.
2. 3. Haz clic en la ficha de Archivo. Selecciona Nuevo. A continuación elige
una plantilla de las ofrecidas por el programa. Existe la posibilidad de buscar
más plantillas en línea siempre que se cuente con conexión a Internet. La
manera de proceder en ese caso sería la siguiente: Escribir en la casilla de
búsqueda un tema relacionado con la plantilla deseada. Por ejemplo, si deseamos
buscar una plantilla para crear una hoja de cálculo de gastos, escribir en la
casilla de búsqueda: gastos.
Introducir,
Editar y Seleccionar Datos.
Ingresar
datos en Excel 2013
Ya hemos visto los tipos de
datos que existen en Excel y ahora es
conveniente revisar las diferentes alternativas que tenemos para ingresar
datos en nuestra hoja de cálculo. También revisaremos las opciones que
tenemos para modificar los datos ingresados.
Cómo ingresar datos en
Excel
Existen dos métodos
principales para ingresar datos en Excel. El primer método es
seleccionar la celda deseada y capturar directamente el valor y pulsar la tecla
Entrar para terminar con el ingreso del dato en la celda. El segundo
método es similar. Comenzamos por seleccionar la celda donde introduciremos el
dato, pero en lugar de ingresar la información directamente en la celda lo
hacemos en la barra de fórmulas.
Cualquiera de los dos
métodos nos dará el mismo resultado, así que solo es cuestión de preferencia.
De esta manera podemos ingresar valores numéricos, texto y fórmulas. Es
importante notar que si ingresamos un texto muy grande en una celda y sobrepasa
el ancho de la columna, Excel mostrará el texto como si formara parte de las
celdas adyacentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen he introducido en la
celda A1 el texto “Cómo ingresar datos en Excel 2013”:
A primera vista
pareciera que parte del texto se encuentra en las celdas B1 y C1 pero en
realidad todo el texto se encuentra en la celda A1. Si seleccionamos cualquiera
de las celdas adyacentes podrás observar que la barra de fórmulas no muestra
ningún valor lo cual indica que dichas celdas están vacías. Para comprobarlo
podemos hacer doble clic en el límite derecho de la columna lo cual modificará
el ancho para ajustarse y nos daremos cuenta de que todo el texto pertenece a
la celda A1.
Ingresar fechas y horas en
Excel
Tanto las fechas como las horas en
Excel son valores numéricos que tienen un formato especial para mostrarse de
una manera entendible a los usuarios. Pocas veces necesitamos conocer el valor
numérico de una fecha ya que dejamos que Excel haga ese trabajo por nosotros.
Lo importante es conocer los diferentes formatos de fecha y hora que podemos
ingresar. A continuación puedes observar varias alternativas para ingresar tanto
una fecha como una hora en Excel:
La manera de capturar
las fechas puede variar un poco de acuerdo a la configuración regional de tu
equipo pero en cuanto se capture un formato válido, Excel dará el significado
correcto a la información.
Modificar el contenido de
una celda
Después de que has
ingresado información a las celdas es probable que necesites modificar algún
valor por lo que será necesario editar el contenido de la celda. Tal vez
necesites eliminar por completo el contenido de la celda, reemplazarlo por otro
valor o realizar una pequeña modificación.
Para eliminar por
completo el contenido de una celda y dejarla en blanco, debes seleccionar la
celda y pulsar la tecla Suprimir. Es posible “limpiar” varias celdas a la vez
si seleccionas las celdas antes de pulsar Suprimir. Si lo que deseas es
reemplazar por completo el contenido de la celda por otro valor, entonces debes
seleccionar la celda e inmediatamente ingresar el nuevo valor y pulsar Entrar y
esto reemplazará el valor anterior.
Cuando la celda
contiene un texto muy grande o una fórmula muy compleja y necesitamos hacer una
modificación, lo mejor será entrar en el modo de edición de Excel. Existen tres
maneras de entrar en este modo de edición:
- Hacer doble clic sobre la celda:
esto activará el cursor dentro de la celda lo cual nos permitirá
desplazarnos por su contenido para realizar las modificaciones necesarias.
- Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2: Al
igual que el método anterior, se mostrará el cursor dentro de la celda y
nos permitirá editar su contenido.
- Seleccionar la celda y hacer clic en la barra
de fórmulas: Este método nos permite hacer las
modificaciones directamente en la barra de fórmulas.
Cualquier de estos
tres métodos nos permitirá entrar en modo de edición para editar el contenido
de una celda. Una vez que hayamos hecho las modificaciones necesarias deberás
pulsar la tecla Entrar para que los cambios sean permanentes. Una alternativa a
pulsar la tecla Entrar es utilizar los botones Introducir y Cancelar que se
encuentran en la barra de fórmulas y que nos permiten aceptar o rechazar las
modificaciones realizadas a una celda. Estos botones son los que se encuentran
ubicados a la izquierda del botón fx en la barra de fórmulas.
De esta manera
podemos ingresar datos en Excel, y en caso de necesitarlo, eliminar
o reemplazar su contenido o simplemente entrar en modo de edición para hacer
las modificaciones necesarias.
Seleccionar los datos de una
lista en Excel
Seleccionar
los datos de una lista en Excel quizás parezca algo básico para muchos, pero lo
cierto es que la mayoría de los usuarios desconocen esta posibilidad, o al
menos, no saben cómo aplicarla.
Poder
hacer que en una celda se seleccione el valor que contiene de una lista en lugar de
tener que escribirlo es muy sencillo, a la vez que útil y práctico.
Entre otras ventajas,
nos permite tener que escribir menos, hace innecesario tener que soltar el
ratón para teclear un valor, y sobre todo, reduce los errores de introducción
de datos (como por ejemplo, introducir la misma palabra con o sin acento,
introducir un espacio al final, etc., errores muy típicos), lo que también
repercute en mejorar los procesos de ordenamiento o de filtrado y en otros en
los que la integridad de los datos es fundamental.
Aunque sólo apliquemos
esta técnica por evitar errores, habrá valido la pena. En realidad son errores
más comunes de lo que creemos. Por ejemplo, imaginemos que llevamos una
relación de domicilios (de amistades, familiares, clientes, proveedores…). Es
más que habitual que en el caso de que los datos sean mantenidos por varias
personas, e incluso por una misma persona, se cometan errores como por ejemplo:
o Introducir
distintos textos para una misma descripción, por ejemplo Calle, C. o C/ , o Avenida , Av. O Avda.
o Introducir
uno o más espacios tras el texto (en la imagen, se aprecia un espacio extra tras Valencia).
o Introducir
la misma palabra con o sin acento, como por ejemplo, Castellón y Castellon.
o Introducir
una letra o mayúscula en lugar de
un cero.
Y
muchos más; siempre seremos capaz de sorprendernos con uno nuevo
No
hace falta mucho esfuerzo para ver que al ordenar o filtrar estos datos que
contienen errores dan como resultado valores distintos, y por lo tanto, ni se
ordenarán ni se filtrarán correctamente. Excel, salvo
configuración en contrario, no distingue mayúsculas de minúsculas. Pero sí que
resultan completamente distintas dos celdas en la que una de ellas contiene el
mismo texto que la primera más uno o más espacios en blanco al final. Son tan
distintas para Excel como
una palabra con o sin acento.
La técnica que vamos a
aplicar no solamente nos permitirá seleccionar los datos de una lista; en otras
ocasiones quizás deseemos que el texto tenga una longitud determinada, o sea
una fecha o un número… existen múltiples opciones que podremos definir.
Y en todos esos casos
podremos mostrar un mensaje de error, e incluso impedir que se continúe con la
introducción errónea del dato.
Validación
de datos
Lo
encontraremos en la ficha Datos,
grupo Herramientas de datos.
El botón presenta dos
modos de funcionamiento:
o Hacemos
clic directamente sobre el botón
o Seleccionamos
una opción del desplegable
Aplicación de Validación de datos a una o más celdas
Para
aplicarla a una o más celdas, seleccionaremos previamente las celdas para acto
seguido hacer clic sobre el botón; se mostrará el diálogo Validación de datos, en el que definiremos las
condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan en las celdas, y
opcionalmente, un Mensaje de entrada (que se muestra al hacer clic sobre la celda) o/y
un Mensaje de error, que se mostrará en caso de que el
dato introducido no cumpla las normas definidas.
La Validación de datos se comporta
como si fuera una propiedad de formato. Una vez aplicada a una celda o rango de
celdas podemos mediante la herramienta Copiar formato aplicarla
a otras celdas; también mediante la opción Pegar > Formato,
o Pegado especial > Formatos.
Combinar y centrar
Es posible combinar varias celdas en Excel y centrar el texto
dentro de ellas. Un uso común de esta funcionalidad es colocar un título sobre
una tabla de datos de manera que se extienda a lo ancho de la misma. Para
combinar un grupo de celdas contiguas se debe seleccionar primeramente el rango
que se unirá y posteriormente hacer clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra dentro del grupo
Alineación de la ficha Inicio.
Excel unirá las celdas y centrará el texto dentro de ellas.
El botón Combinar
y centrar permanecerá
resaltado indicando que dichas celdas han sido combinadas, así que para
regresar las celdas a su estado normal deberás hacer clic de nuevo sobre el
botón Combinar y centrar para dividir de nuevo las celdas.
También puedes hacer clic en el menú desplegable del botón y seleccionar la
opción Separar celdas.
Si desde un principio deseas combinar varias celdas sin que el
texto sea centrado, debes seleccionar la opción Combinar celdas dentro del menú desplegable. Dentro
del mismo menú, la opción Combinar
horizontalmente ayuda a unir solamente las filas del rango
seleccionado. Observa el resultado de seleccionar esta opción sobre el rango
A1:C10:
La funcionalidad de combinar celdas es muy útil en Excel, solo
recuerda que cuando se han combinado dos o más celdas se convierten en una sola
celda de mayor tamaño que abarca varias columnas o varias filas. Una celda
combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes.
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